正直、社外の人にメールで質問するのは苦手だ！
というあなたへ。
この記事を読めば、メールで質問する場合の書き方について、例文を見ながら5分で理解することができます。
「メール1通書くのに30分以上かかってしまう・・・」
「伝えたいことが上手く伝えられない・・・」
「メールを書くのがとにかく面倒くさい・・・」
これ全部、以前の私です。
メールに限らず、文章を書くことが面倒臭くて大嫌いでした。というか、今でも好きではありません。好き勝手書いているブログは良いんですけどね。
だって、直接会って話をした方が速くてラクじゃないですか？
あなたもそう思いませんか？
まあ、とはいえ、全ての人に直接会うこともできないし、現実問題、ビジネスでメールのやり取りは増える一方。
あ〜誰か代わりにメールを書いてくれないかな〜〜
なんて嘆いてばかりいても、問題は一切解決しません。
そこで、考えたのです。メールなんてチャチャッと書いて、ササッと送る。そのパターンというかテンプレートみたいなものを。
このテンプレートを作ってから、「速く」「簡単に」「分かりやすい」メールが書けるようになりました。メールを書くというストレスから90％ぐらい解放されました。あなたにも、同じ気持を味わって欲しいと思います。
というわけで、
今回は、「社外の人に質問する」ためのメールテンプレート（例文＆解説）をお渡しします。
特に重要な3つのポイントに絞ったので、3分〜5分でざっと読めると思います。
では、いってみましょう〜！
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メールの質問の書き方（社外）を例文で理解する！
まずは、下記の例文をご覧くださいませ。
メールで質問する場合の例文
【件名】「ABCサイト」のプロフィール写真撮影サービスについての質問
まるまる株式会社
営業部
部長 山田太郎様
XYZ株式会社 WEB制作部の鈴木です。
いつもお世話になっております。
お忙しいところ申し訳ありませんが、「ABCサイト」のプロフィール写真撮影サービスについて質問がございます。
- WEBサイトの管理画面にログインすることは出来たのですが、サンプル写真の確認方法が分かりません。
- 今月中に7人分のプロフィール写真を納品していただくことは可能でしょうか？
お手数をおかけしますが、お返事をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
ビジネスメールの構成は以下の通りです。
- 前文
- 本文
- 末文
上記の例文だとこんな感じ↓
上から順番に解説していこうと思ったんですが、1の前文と3の末文については主に定型句を使うので「知っているよ」って人も多いと思います。
そこで、今回は、メールで質問する場合に最大のポイントになる2の「本文」について例文をあげながら解説していきたいと思います。
では、いってみましょう〜！！
本文〜メールで質問をする場合の3つのポイント〜
- WEBサイトの管理画面にログインすることは出来たのですが、サンプル写真の確認方法が分かりません。
- 今月中に7人分のプロフィール写真を納品していただくことは可能でしょうか？
ここの部分が質問メールの本文になります。
書き方のポイントは以下の3つです。
- 「箇条書き」で書く
- 「分かる」と「分からない」を両方とも書く
- 「具体的」に書く
1．「箇条書き」で書く
メールで質問する場合、「通常の文章」の中に「質問」があると、相手はとても読みづらいです。
悪い例↓
お忙しいところ申し訳ありませんが、「ABCサイト」のプロフィール写真撮影サービスについて質問がございます。
WEBサイトの管理画面にログインすることは出来たのですが、サンプル写真の確認方法が分かりません。今月中に7人分のプロフィール写真が必要なのですが、納品していたくことは可能でしょうか？
いかがですか？
丁寧に読まないと、1つ目の質問（「サンプル写真の確認方法が分からない」の部分）を見落としてしまう。そんな問題点が分かると思います。
良い例↓
お忙しいところ申し訳ありませんが、「ABCサイト」のプロフィール写真撮影サービスについて質問がございます。
- WEBサイトの管理画面にログインすることは出来たのですが、サンプル写真の確認方法が分かりません。
- 今月中に7人分のプロフィール写真を納品していただくことは可能でしょうか？
どうですか？パッと見で全然違いますよね。
こんな感じで、質問を箇条書きにするだけで、「どんな質問が？」「いくつあるのか？」が分かりやすくなります。また、質問部分の引用もしやすくなるので、相手はメールを返信しやすくなります。
したがって、質問は通常の文章ではなく「箇条書き」を原則としてください。
- ×××
- △△△
上記のカタチを基本として、以下のように整理してもOKです。
1）サンプル写真の確認方法
WEBサイトの管理画面にログインすることは出来たのですが、サンプル写真の確認方法が分かりません。
2）プロフィール写真の納品数
今月中に7人分のプロフィール写真を納品していただくことは可能でしょうか？
2．「分かる」「分からない」を両方とも書く
まずは例文をご覧ください。
悪い例↓
質問としては成立しています。でも、「ウザい人だな」という印象を相手に与えてしまう可能性が高いです。上記の質問だと、サンプル写真を確認するまでの全てのステップについて、1から10まで詳しく回答しなければならないからです。
1から10ではなく、6から10ぐらいに範囲を限定してあげる必要があります。
良い例↓
このように、あなたの「分かる（できる）」「分からない（できない）」を両方とも明らかにしてください。答える側の労力が大幅に軽減されます。あなたの評価も「ウザい」→「気配り上手」に変わります。
3．「具体的」に書く
ザックリとし過ぎている抽象的な質問は、相手が答えにくいのでメール文としてはNGです。あと、単純に「こいつアホかもな？」と思われるデメリットもあります。
悪い例↓
このようなザックリとした質問は質問者の意図が不明確なので、相手はとても答えにくいです。「何が聞きたいのかな？」ということを探り合う必要があるので、質疑応答のやり取りが多くなります。
良い例↓
期限（＝今月中）と具体的な数量（＝7人分）を明らかにするだけで、質問者の意図が伝わり、YES・NOで答えられる質問に変わります。つまり、スピーディーなやり取りが出来るようになるわけです。「こいつは、仕事ができる！」と思われます。
その他 メールで質問する時の例文
まとめ
いかがでしたか？
- 「箇条書き」で書く
- 「分かる」と「分からない」を両方とも書く
- 「具体的」に書く
上記のポイントを意識して速く簡単に質問メールをつくってくださいね。
あ、それと、質問に答えてもらったら、お礼のメールを必ず送りましょう。これ、忘れると、人間関係に亀裂が生じますので。。
本日は、急な問い合わせにもかかわらず
ご対応いただき、ありがとうございました。
×××について、わかりやすくご説明いただき、
不明な点が分かりました。
今後とも、よろしくお願いいたします。
結果報告を兼ねる場合は、
という形にすればOKです。
もし、その人から教えてもらった方法で解決できなかった場合は、「解決できなかったけど、勉強になりました」と報告してください。
この報告1つで、次に同じ人と仕事をする時に100％プラスの効果がありますよ〜。
では、あなたのメールへの苦手意識が1ミリでも軽減されますように！
